Choć w szkołach i przedszkolach niepublicznych nie istnieje prawny obowiązek powoływania rady pedagogicznej, statuty przewidują zwykle istnienie organu zrzeszającego nauczycieli zatrudnionych w jednostce. Tak samo jak w przypadku jednostek publicznych organy te są przeważnie uprawnione do podejmowania wskazanych w statucie czynności. Początek kolejnego roku szkolnego to tradycyjnie czas na przeprowadzanie spotkań podsumowujących kończący się rok szkolny oraz mających na celu zaplanowanie pracy w nadchodzącym roku. W zależności od przyjętych w danej jednostce rozwiązań organizacyjnych będzie ono miało bardziej charakter informacyjny bądź też konieczne będzie podjęcie wspólnie z zatrudnionymi w jednostce nauczycielami pewnych ustaleń. Wśród przykładowych czynności, które mogą być przedmiotem zainteresowania na posiedzeniu rady pedagogicznej przed rozpoczęciem nowego roku szkolnego, można wskazać:

1. przyjęcie planu pracy,
2. podjęcie uchwał w sprawie klasyfikacji (zatwierdzenie wyników egzaminów klasyfikacyjnych i poprawkowych),
3. ustalenie spraw związanych z doskonaleniem zawodowym nauczycieli,
4. zadania związane z przyjęciem tygodniowego rozkładu zajęć,
5. propozycje przydziału nauczycielom nowych prac i zajęć dydaktycznych, wychowawczych i opiekuńczych,
6. funkcjonowanie jednostki w oparciu o aktualne przepisy prawa, ewentualna konieczność zmiany statutu bądź wprowadzenia innych zmian organizacyjnych wynikających z nowych przepisów prawa, uwzględnienie kierunków polityki oświatowej państwa w nowym roku szkolnym w pracy szkoły lub przedszkola.

Odnośnie do planu pracy należy dodać, że jest to dokument, którego zasady tworzenia nie zostały sprecyzowane w aktualnie obowiązujących przepisach prawa oświatowego (z wyjątkiem wskazania podmiotów obowiązanych do jego opiniowania oraz zatwierdzenia w przypadku jednostek publicznych). W zależności od przyjętych w niepublicznej jednostce rozwiązań dyrektor może opracować plan samodzielnie bądź we współpracy z radą pedagogiczną. Plan pracy powinien koncentrować się przede wszystkim na zadaniach, które spoczywają na jednostce zgodnie z aktualnie obowiązującymi przepisami prawa, w tym zwłaszcza na podstawie rozporządzenia MEN z dnia 11 sierpnia 2017 r. w sprawie wymagań wobec szkół i placówek. Warto pamiętać, że rozporządzenie to znajduje odpowiednie zastosowanie w przypadku niepublicznych szkół i przedszkoli na podstawie art. 180 ust. 1 ustawy z dnia 14 grudnia 2016 r. Prawo oświatowe. Plan pracy może np. zostać skonstruowany w następującej formie:

1. wskazanie ogólnego obszaru funkcjonowania jednostki oświatowej,
2. określenie szczegółowych zadań realizowanych w ramach poszczególnych obszarów funkcjonowania jednostki,
3. wskazanie osób odpowiedzialnych za wykonanie danego zadania,
4. określenie terminu zrealizowania danego zadania przez poszczególnych pracowników jednostki.

Kolejnym dokumentem, którego treść może zostać ustalona na posiedzeniu rady pedagogicznej, jest program wychowawczo-profilaktyczny szkoły. W szkołach niepublicznych ustala go organ wskazany w statucie szkoły (art. 84 ust. 5 ustawy Prawo oświatowe). Dokument ten powinien obejmować:

1. treści i działania o charakterze wychowawczym skierowane do uczniów oraz
2. treści i działania o charakterze profilaktycznym skierowane do uczniów, nauczycieli i rodziców.

Program opracowuje się na podstawie wyników corocznej diagnozy w zakresie występujących w środowisku szkolnym potrzeb rozwojowych uczniów, w tym czynników chroniących i czynników ryzyka, ze szczególnym uwzględnieniem zagrożeń związanych z używaniem substancji psychotropowych, środków zastępczych oraz nowych substancji psychoaktywnych. Diagnoza ta powinna zostać przeprowadzona przez dyrektora szkoły albo upoważnionego pracownika.

Przed rozpoczęciem kolejnego roku szkolnego należy zakończyć sprawy związane z klasyfikacją uczniów. Będzie to się wiązało zwłaszcza z koniecznością ewentualnego przeprowadzenia egzaminu klasyfikacyjnego i poprawkowego. Egzamin klasyfikacyjny przeprowadzany jest co do zasady nie później niż w dniu poprzedzającym dzień zakończenia rocznych zajęć dydaktyczno-wychowawczych, jednak uczeń, który z przyczyn usprawiedliwionych nie przystąpił do egzaminu klasyfikacyjnego w terminie pierwotnym, może przystąpić do niego w dodatkowym terminie wyznaczonym przez dyrektora szkoły (art. 44l ust. 2 i 3 ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty). Z kolei egzamin poprawkowy przeprowadza się w ostatnim tygodniu ferii letnich – § 16 ust. 4 rozporządzenia MEN z dnia 22 lutego 2019 r. w sprawie oceniania, klasyfikowania i promowania uczniów i słuchaczy w szkołach publicznych.

1. w zakresie egzaminu klasyfikacyjnego – przepisy dotyczące formy (stacjonarnej), składu komisji, możliwości obserwowania egzaminu przez rodziców ucznia, sporządzania protokołu;
2. w zakresie egzaminu poprawkowego – przepisy dotyczące formy (stacjonarnej), terminu przeprowadzania, składu komisji, sporządzania protokołu.

Powyższe kwestie mogą być przedmiotem regulacji ze strony dyrektora szkoły w okresie zawieszenia zajęć stacjonarnych (dyrektor może w szczególności przeprowadzić egzamin klasyfikacyjny bądź poprawkowy w formie zdalnej).

Zgodnie z art. 9b ust. 3 ustawy z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela nauczycielom, którzy złożyli wnioski o podjęcie postępowania kwalifikacyjnego do 30 czerwca danego roku, dyrektor powinien wydać decyzję o nadaniu lub o odmowie nadania stopnia awansu zawodowego nauczyciela kontraktowego w terminie do 31 sierpnia danego roku. Chociaż z przekroczeniem tego terminu przepisy nie wiążą wprost konsekwencji dla dyrektora, to jednak nie powinno się go przekraczać – głównie ze względu na możliwe naruszenie interesu nauczyciela. Dyrektor powinien zatem zadbać o wcześniejsze powołanie komisji kwalifikacyjnej oraz przeprowadzenie całego postępowania kwalifikacyjnego, kończącego się wydaniem odpowiedniej decyzji administracyjnej. W aktualnym stanie prawnym w skład komisji kwalifikacyjnej dla nauczycieli ubiegających się o awans na stopień nauczyciela kontraktowego wchodzą:

1. dyrektor lub wicedyrektor szkoły, jako przewodniczący komisji;
2. przewodniczący zespołu nauczycieli, a jeżeli zespół taki nie został w tej szkole powołany – nauczyciel mianowany lub dyplomowany zatrudniony w szkole, a w przypadku przedszkola, szkoły lub placówki, w których nie są zatrudnieni nauczyciele mianowani lub dyplomowani – nauczyciel kontraktowy;
3. opiekun stażu.

Na wniosek nauczyciela w skład komisji wchodzi również przedstawiciel wskazanego we wniosku związku zawodowego. W pracach komisji, w charakterze obserwatora, może brać również udział przedstawiciel organu prowadzącego i organu sprawującego nadzór pedagogiczny – należy więc zadbać, aby zwłaszcza organ nadzoru pedagogicznego został odpowiednio wcześniej poinformowany o planowanym posiedzeniu komisji, tak aby miał realną możliwość skorzystania ze swojego uprawnienia.

Zgodnie z art. 9d ust. 1 KN nauczyciel rozpoczyna staż z początkiem roku szkolnego, nie później jednak niż w ciągu 14 dni od dnia rozpoczęcia zajęć, na swój wniosek skierowany do dyrektora szkoły, z tym że nauczyciel stażysta rozpoczyna staż bez złożenia wniosku. Nauczycielowi stażyście i nauczycielowi kontraktowemu odbywającemu staż dyrektor powinien przy tym przydzielić spośród nauczycieli mianowanych lub dyplomowanych opiekuna (w wyjątkowych sytuacjach w szkołach i przedszkolach niepublicznych opiekunem nauczyciela stażysty i nauczyciela kontraktowego może być nauczyciel zajmujący stanowisko kierownicze). W związku z tym dyrektor powinien zaplanować kwestie związane z rozpoczęciem stażu przez nauczycieli, w tym związane z przydzieleniem im opiekunów stażu, z odpowiednim wyprzedzeniem.

Początek roku szkolnego wiąże się z koniecznością zatwierdzenia realizowanych przez nauczycieli w okresie stażu planów rozwoju zawodowego. Nauczyciel stażysta powinien przedłożyć dyrektorowi projekt planu w terminie 20 dni od dnia rozpoczęcia zajęć w szkole. Nauczyciele kontraktowi i mianowani natomiast powinni dołączyć projekt planu do wniosku o rozpoczęcie stażu. Dyrektor, niezależnie od terminu złożenia projektu planu przez nauczyciela, powinien go zaakceptować (bądź zwrócić do poprawienia wraz z pisemnym zaleceniem wprowadzenia niezbędnych zmian) w terminie 30 dni od dnia rozpoczęcia zajęć w szkole. W razie zwrotu planu nauczyciel jest obowiązany wprowadzić wymagane poprawki zgodnie z zaleceniami dyrektora i ponownie przedłożyć dokument do akceptacji we wskazanym przez dyrektora terminie (który jednak nie może być krótszy niż 3 dni robocze). Następnie dyrektor ma 7 dni na zatwierdzenie planu (licząc od dnia jego ponownego przedłożenia przez nauczyciela). Szczegółowe kwestie związane z realizowaniem przez nauczycieli stażu określa rozporządzenie MEN z dnia 26 lipca 2018 r. w sprawie uzyskiwania stopni awansu zawodowego przez nauczycieli.

Niepubliczne jednostki oświaty nie mają aktualnie zupełnej swobody co do sposobu i zasad zatrudniania osób na stanowiskach pedagogicznych. W pierwszej kolejności należy zwrócić uwagę na przepis art. 10a KN, zgodnie z którym w niepublicznych przedszkolach i szkołach nauczycieli zatrudnia się na podstawie umowy o pracę, zgodnie z ustawą z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy. Wyłącznie w przypadku nauczycieli prowadzących zajęcia bezpośrednio z uczniami lub wychowankami w wymiarze nie wyższym niż 4 godziny tygodniowo powierzenie prowadzenia tych zajęć może nastąpić również na innej podstawie niż umowa o pracę, jeżeli w treści łączącego strony stosunku prawnego nie przeważają cechy charakterystyczne dla stosunku pracy.

Niepubliczna szkoła lub przedszkole nie może aktualnie nawiązać stosunku pracy z nauczycielem, który nie spełnia warunków, o których mowa w art. 10 ust. 5 pkt 2–5 KN. Oznacza to, że nawiązanie stosunku pracy jest możliwe wyłącznie z osobą:

1. mającą pełną zdolność do czynności prawnych i korzystającą z praw publicznych;
2. wobec której nie toczy się postępowanie karne w sprawie o umyślne przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego lub postępowanie dyscyplinarne;
3. która nie była skazana prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe;
4. niekaraną karą dyscyplinarną:
   • zwolnienia z pracy z zakazem przyjmowania ukaranego do pracy w zawodzie nauczyciela w okresie 3 lat od ukarania – w okresie 3 lat przed nawiązaniem stosunku pracy,
   • wydalenia z zawodu nauczyciela;
5. mającą kwalifikacje wymagane do zajmowania danego stanowiska (zgodnie z art. 14 ust. 3 pkt 6 ustawy Prawo oświatowe szkoła niepubliczna powinna zatrudniać nauczycieli obowiązkowych zajęć edukacyjnych mających kwalifikacje określone dla nauczycieli szkół publicznych).

Osoba zatrudniana na innej podstawie niż umowa o pracę powinna spełniać warunki, o których mowa w pkt 2 i 3 powyżej.

Niepubliczne jednostki oświaty powinny również pamiętać o obowiązku wynikającym z art. 21 ust. 1 ustawy z dnia 13 maja 2016 r. o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczością na tle seksualnym. Zgodnie z nim przed nawiązaniem z osobą stosunku pracy lub przed dopuszczeniem osoby do innej działalności, związanej m.in. z wychowaniem, edukacją, wypoczynkiem, leczeniem małoletnich lub z opieką nad nimi, pracodawcy lub inni organizatorzy w zakresie takiej działalności są obowiązani do uzyskania informacji, czy dane tej osoby są zamieszczone w Rejestrze Sprawców Przestępstw na Tle Seksualnym.

Na dyrektorach niepublicznych szkół i przedszkoli ciążą obowiązki informacyjne, związane z kontrolą realizowania przez dzieci i uczniów obowiązku rocznego przygotowania przedszkolnego, szkolnego i nauki. W związku z tym należy pamiętać, że:

1. dyrektorzy, m.in. niepublicznych przedszkoli i szkół podstawowych, w których zorganizowano oddziały przedszkolne, oraz nauczyciele prowadzący zajęcia w niepublicznych innych formach wychowania przedszkolnego są obowiązani powiadomić dyrektora szkoły podstawowej, w obwodzie której dziecko mieszka, o spełnianiu przez dziecko obowiązku rocznego przygotowania przedszkolnego oraz o zmianach w tym zakresie (art. 33 ust. 3 ustawy Prawo oświatowe);
2. dyrektorzy, m.in. niepublicznych szkół podstawowych, mają obowiązek powiadomić dyrektora publicznej szkoły podstawowej, w której obwodzie uczeń mieszka, o przyjęciu go do szkoły oraz informować o spełnianiu przez ucznia obowiązku szkolnego (art. 36 ust. 13 ustawy Prawo oświatowe);
3. dyrektorzy, m.in. niepublicznych szkół ponadpodstawowych, są obowiązani powiadomić wójta gminy (burmistrza, prezydenta miasta), na terenie której mieszka absolwent szkoły podstawowej, który nie ukończył 18 lat, o przyjęciu go do szkoły, w terminie 14 dni od dnia przyjęcia absolwenta, oraz muszą informować wójta (burmistrza, prezydenta miasta) o zmianach w spełnianiu obowiązku nauki przez absolwenta szkoły podstawowej, w terminie 14 dni od dnia powstania tych zmian (art. 36 ust. 15 ustawy Prawo oświatowe).

Chociaż przepisy oświatowe nie przewidują konkretnego terminu na wykonanie wymienionych tutaj obowiązków informacyjnych, powinny one zostać zrealizowane bez zbędnej zwłoki. W przeciwnym razie ewentualne zaniedbania mogą się stać przedmiotem zainteresowania organów sprawujących nadzór nad szkołami i przedszkolami niepublicznymi w trybie art. 180 ustawy Prawo oświatowe.

Zgodnie z art. 14 ust. 3 pkt 4 ustawy Prawo oświatowe na szkołach niepublicznych ciąży obowiązek prowadzenia dokumentacji przebiegu nauczania ustalonej dla szkół publicznych. Podobnie w przypadku przedszkoli, które pragną otrzymywać dotację oświatową w zwiększonej wysokości – jednym z warunków jest prowadzenie dokumentacji przebiegu nauczania, wychowania i opieki ustalonej dla publicznych przedszkoli. Wiąże się to z koniecznością prowadzenia dokumentacji zgodnie z przepisami rozporządzenia MEN z dnia 25 sierpnia 2017 r. w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej dokumentacji. Z tego względu przedszkola i szkoły niepubliczne powinny co jakiś czas, w tym na przełomie lat szkolnych, kontrolować poprawność dokumentacji prowadzonej na podstawie przywołanych tu przepisów, a więc odpowiednio:

1. dzienników zajęć przedszkolnych,
2. księgi uczniów,
3. dzienników lekcyjnych,
4. dzienników zajęć w świetlicy,
5. dzienników innych zajęć niż zajęcia wpisywane odpowiednio do dziennika zajęć przedszkola, dziennika lekcyjnego i dziennika zajęć w świetlicy,
6. arkuszy ocen.

W szczególnych sytuacjach przedszkola lub szkoły mogą być zobowiązane do prowadzenia również innego rodzaju dokumentacji (np. dla dzieci objętych indywidualnym obowiązkowym rocznym przygotowaniem przedszkolnym i uczniów objętych indywidualnym nauczaniem).

Także ustawa z dnia 27 października 2017 r. o finansowaniu zadań oświatowych nakłada na organy prowadzące pewne obowiązki informacyjne związane z koniecznością naliczenia dotacji oświatowych. Zgodnie z art. 33 ust. 1 ustawy o finansowaniu zadań oświatowych wskazane w tym przepisie dotacje są przekazywane pod warunkiem podania organowi dotującemu nie później niż do 30 września informacji o planowanej liczbie odpowiednio dzieci objętych wczesnym wspomaganiem rozwoju, uczniów, wychowanków, uczestników zajęć rewalidacyjno-wychowawczych lub słuchaczy kwalifikacyjnych kursów zawodowych. Należy też pamiętać o konieczności przekazania danych do SIO według stanu na dzień 30 września roku bazowego – zgodnie z art. 33 ust. 1 pkt 2 ustawy o finansowaniu zadań oświatowych.

Niepubliczna szkoła, organizując spotkanie z rodzicami, powinna pamiętać zwłaszcza o konieczności przekazania informacji, do przekazania których obligują je przepisy prawa oświatowego. Dla przykładu – zgodnie z art. 44b ust. 8 ustawy o systemie oświaty – nauczyciele na początku każdego roku szkolnego powinni informować uczniów i ich rodziców o:

1. wymaganiach edukacyjnych niezbędnych do otrzymania przez ucznia poszczególnych śródrocznych i rocznych ocen klasyfikacyjnych z zajęć edukacyjnych, wynikających z realizowanego przez siebie programu nauczania;
2. sposobach sprawdzania osiągnięć edukacyjnych uczniów;
3. warunkach i trybie otrzymania wyższej niż przewidywana rocznej oceny klasyfikacyjnej z zajęć edukacyjnych.

Zgodnie z art. 44b ust. 9 ustawy o systemie oświaty wychowawca oddziału powinien na początku każdego roku szkolnego poinformować uczniów oraz ich rodziców o:

1. warunkach i sposobie przydzielania oraz kryteriach oceniania zachowania;
2. warunkach i trybie otrzymania wyższej niż przewidywana rocznej oceny klasyfikacyjnej zachowania.

Inny przykład obowiązku informacyjnego wynika z § 5 ust. 3 rozporządzenia MEN z dnia 11 sierpnia 2017 r. w sprawie organizacji roku szkolnego, do którego stosowania szkoły niepubliczne są zobowiązane na podstawie art. 14 ust. 3 pkt 7 ustawy Prawo oświatowe (nakazującym im stosować organizację roku szkolnego ustaloną dla szkół publicznych). Przytoczony przepis rozporządzenia MEN z dnia 11 sierpnia 2017 r. zobowiązuje dyrektora szkoły do poinformowania nauczycieli, uczniów oraz ich rodziców, w terminie do 30 września, o ustalonych w danym roku szkolnym dodatkowych dniach wolnych od zajęć dydaktyczno-wychowawczych.