Baza wiedzy

Kontrola dotacji oświatowych: Jak przygotować placówkę na nadchodzące zmiany prawne?

Kontrola dotacji oświatowych stanowi jeden z najważniejszych aspektów zarządzania niepubliczną placówką edukacyjną. Dyrektorzy szkół i przedszkoli niepublicznych muszą być przygotowani na nowe wyzwania związane z rozliczeniem dotacji oświatowej oraz procedurami kontrolnymi. Rok 2025 przyniósł istotne zmiany w systemie finansowania oświaty, które bezpośrednio wpływają na sposób wydatkowania środków z dotacji oświatowej oraz metody ich weryfikacji przez organy kontrolne.

Podstawy prawne kontroli dotacji oświatowych w 2025 roku

Niepubliczne jednostki oświatowe muszą szczególnie uważnie podchodzić do kwestii kontroli wykorzystania dotacji. Środki publiczne przekazywane w formie dotacji wymagają nie tylko prawidłowego wykorzystania zgodnie z przeznaczeniem, lecz także szczegółowej dokumentacji każdego wydatku. Niewłaściwe przygotowanie do kontroli może skutkować poważnymi konsekwencjami finansowymi, włącznie z koniecznością zwrotu części lub całości otrzymanych środków.

Kontrola dotacji oświatowych w niepublicznych jednostkach edukacyjnych opiera się na solidnych fundamentach prawnych, które zostały znacząco zmodyfikowane w 2025 roku. Głównym aktem regulującym tę materię pozostaje ustawa z dnia 27 października 2017 roku o finansowaniu zadań oświatowych, jednak jej najnowsza wersja z 2024 roku (tekst jednolity Dz. U. z 2024 r. poz. 754) wprowadza istotne zmiany w procedurach kontrolnych.

Artykuł 36 tej ustawy stanowi podstawową delegację prawną dla organów dotujących do przeprowadzania kontroli prawidłowości pobrania i wykorzystania dotacji. Zgodnie z tym przepisem, organ dotujący – najczęściej gmina w przypadku przedszkoli i szkół podstawowych lub powiat w przypadku szkół specjalnych i ponadpodstawowych – ma szerokie uprawnienia kontrolne, które obejmują prawo wstępu do placówki, wglądu do dokumentacji organizacyjnej, finansowej i dotyczącej przebiegu nauczania oraz weryfikacji sposobu wykorzystania środków publicznych.

Kluczowym elementem mechanizmu prawnego udzielania dotacji jest również artykuł 35 ustawy o finansowaniu zadań oświatowych, który precyzyjnie określa katalog wydatków jakie mogą być sfinansowane ze środków uzyskanych z dotacji oświatowej. Ten przepis stanowi punkt odniesienia dla kontrolerów przy ocenie, czy dany wydatek został zasadnie pokryty ze środków dotacji.

Rewolucyjne zmiany wprowadzone ustawą z dnia 1 października 2024 roku o dochodach jednostek samorządu terytorialnego (Dz.U. 2024 poz. 1572) fundamentalnie przekształciły system finansowania oświaty. Od 1 stycznia 2025 roku obowiązuje nowy model, który zastąpił dotychczasową część oświatową subwencji ogólnej kategorią potrzeb finansowych.

Nowy system wprowadza podział dochodów jednostek samorządu terytorialnego na pięć kategorii: wyrównawcze, oświatowe, rozwojowe, ekologiczne i uzupełniające. Dla dyrektorów niepublicznych placówek oznacza to większą przewidywalność w planowaniu budżetu, ale także konieczność dostosowania procedur wewnętrznych do nowych wymagań.

Kontrola dotacji oświatowych – procedury rocznego rozliczenia

Roczne rozliczenie dotacji oświatowej stanowi jeden z najważniejszych obowiązków ciążących na organach prowadzących niepubliczne placówki edukacyjne. Zgodnie z obowiązującymi przepisami, rozliczenie dotacji musi opierać się na czterech fundamentalnych zasadach:

1. Przeznaczenie środków wyłącznie na realizację zadań, na które dotacja została udzielona.
2. Udokumentowanie wszystkich wydatków stosownymi dokumentami księgowymi.
3. Dokonanie wydatku w okresie, na który zostało przyznane finansowanie.
4. Zwrot niewykorzystanej dotacji do końca roku budżetowego do JST.

Terminy rocznego rozliczenia dotacji oświatowej nie są jednolicie określone na poziomie ustawowym. Artykuł 38 ustawy o finansowaniu zadań oświatowych przyznaje kompetencje do regulowania trybu i zasad rozliczenia organom stanowiącym jednostek samorządu terytorialnego. W praktyce oznacza to, że każda gmina czy powiat może ustalić własne terminy rozliczenia w drodze uchwały.

Istotnym orzeczeniem w tej materii jest wyrok NSA z dnia 12 grudnia 2019 roku (sygn. akt I GSK 1601/18), który stwierdził, że przepisy prawa nie obligują do wyłącznie rocznego rozliczania dotacji. Organ udzielający finansowania może dokonywać bieżącej weryfikacji prawidłowości wydatkowania.

Co można rozliczyć w dotacji oświatowej? Katalog dozwolonych wydatków

Zrozumienie tego, co można rozliczyć w dotacji oświatowej, stanowi fundament prawidłowego zarządzania finansami niepublicznej placówki edukacyjnej. Wydatki z dotacji oświatowej można podzielić na trzy główne kategorie.

Wydatki bieżące placówki

• wynagrodzenia nauczycieli (maksymalnie 150% dwunastokrotności średniego wynagrodzenia nauczyciela dyplomowanego w placówkach niepublicznych),
• inne świadczenia przewidziane w Kodeksie pracy (odprawy, odszkodowania, nagrody),
• wynagrodzenia dla osób zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych,
• remonty w obiektach szkolnych lub przedszkolnych,
• obsługa administracyjna, prawna i finansowa,
• wyposażenie w sprzęt niezbędny do realizacji programów nauczania.

Środki trwałe i wartości niematerialne

• książki i środki dydaktyczne służące procesowi dydaktyczno-wychowawczemu,
• sprzęt rekreacyjny i sportowy dla dzieci i młodzieży,
• meble,
• licencje, prawa autorskie, umowy najmu i dzierżawy.

Wydatki niedozwolone

• doskonalenie zawodowe nauczycieli (poza określonymi szkoleniami BHP, pierwszej pomocy),
• wydatki przekraczające ustawowe limity wynagrodzeń,
• raty czy odsetki kredytu zaciągniętego przez organ prowadzący,
• kosztów polisy ubezpieczeniowej na wyposażenie szkoły

Kontrola dotacji oświatowej – nowe procedury wprowadzone w 2025 roku

Rok 2025 przyniósł fundamentalne zmiany w procedurach kontroli dotacji oświatowych. Najważniejszą zmianą jest wprowadzenie nowych zasad korzystania z Systemu Informacji Oświatowej (SIO):

• dane przeliczane na podstawie rzeczywistego stanu (aktualizacja codzienna/miesięczna),
• JST mają 30 dni na potwierdzenie prawdziwości danych w SIO,
• szkoły zobowiązane do poprawy błędów i informowania JST o zmianach,
• podstawa wyliczeń subwencji: dane z SIO na 15 maja 2024 (docelowo 15 czerwca roku poprzedzającego).

Zostały wprowadzone również nowe zasady rozliczania:

• miesięczne raporty dotyczące liczby uczniów (w tym dzieci z orzeczeniami),
• roczne rozliczenie według wzoru określonego przez JST,
• środki przekazywane na rachunek bankowy wskazany przez organ prowadzący,
• obowiązek rozliczenia również dla placówek, które zakończyły działalność.

Szczegółowe procedury kontrolne wprowadzane są uchwałami rad gmin czy powiatów, w praktyce najczęściej przewidują, że:

• protokół kontroli musi być podpisany przez kontrolującego i przedstawiciela placówki,
• prawo zgłaszania zastrzeżeń przez kontrolowaną jednostkę,
• kontrolujący przedstawia uzasadnienie w przypadku nieuwzględnienia zastrzeżeń.

Kontrola dotacji w szkole niepublicznej – praktyczne przygotowanie placówki

Efektywne przygotowanie niepublicznej placówki edukacyjnej do kontroli dotacji oświatowych wymaga systematycznego podejścia. Należy pamiętać, że kontrola dotacji w szkole niepublicznej może obejmować okres 5 lat budżetowych.

• uporządkowanie dokumentacji za ostatnie 5 lat budżetowych,
• systematyczne archiwizowanie faktur, umów, dokumentów księgowych,
• kompletność dokumentów dotyczących wynagrodzeń pracowników,
• analiza wydatków pod kątem zgodności z art. 35 ustawy.

• sprawdzenie upoważnienia osoby kontrolującej (musi być pracownikiem JST),
• kontrola w godzinach pracy placówki,
• udostępnienie dokumentów wyłącznie dotyczących dotacji (w terminie 14 dni),
• prawo odmowy wydania dokumentacji niezwiązanej z dotacją.

• zapewnienie warunków do przeprowadzenia kontroli,
• minimalizowanie zakłóceń w funkcjonowaniu placówki,
• możliwość wniesienia skargi na przewlekłość postępowania,
• prawo do zakwestionowania ustaleń kontrolującego.

Kontrola dotacji oświatowych – najczęstsze błędy i sposoby ich unikania

1. Nieprawidłowa kwalifikacja wydatków.
2. Przekroczenie limitów wynagrodzeń nauczycieli (150% limitu).
3. Finansowanie niedozwolonych szkoleń nauczycieli.
4. Nieprawidłowa dokumentacja wydatków.
5. Mieszanie środków z dotacji z innymi źródłami finansowania.

• wdrożenie systemu wewnętrznej kontroli wydatków z dotacji,
• regularne monitorowanie limitów wynagrodzeń,
• systematyczne archiwizowanie dokumentacji finansowej,
• precyzyjne rozdzielenie kosztów działalności edukacyjnej i gospodarczej,
• weryfikacja każdego wydatku pod kątem zgodności z ustawą.

Rekomendacje dla dyrektorów placówek niepublicznych

W obliczu zmieniających się przepisów prawnych, dyrektorzy niepublicznych placówek edukacyjnych powinni wdrożyć kompleksowy system zarządzania dotacjami.

System zarządzania dotacjami

1. Procedury wewnętrznej kontroli wydatków z dotacji.
2. Wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za nadzór nad dotacjami.
3. Regularne szkolenie kadry w zakresie obowiązujących przepisów.
4. System informatyczny wspierający zarządzanie dotacjami.

Współpraca i rozwój

1. Budowanie dobrych relacji z organem dotującym.
2. Współpraca z innymi placówkami niepublicznymi.
3. Monitorowanie orzecznictwa sądów administracyjnych.
4. Uczestnictwo w szkoleniach i konferencjach branżowych.

Roczne rozliczenie dotacji oświatowej – podsumowanie

Kontrola dotacji oświatowych w niepublicznych placówkach edukacyjnych stanowi złożony proces, który wymaga od dyrektorów nie tylko znajomości obowiązujących przepisów prawnych, lecz także umiejętności praktycznego zastosowania tych regulacji. Zmiany wprowadzone w 2025 roku znacząco wpłynęły na procedury kontrolne oraz wymagania dotyczące rocznego rozliczenia dotacji oświatowej.

Kluczem do sukcesu jest systematyczne podejście do zarządzania dotacjami, które obejmuje wdrożenie procedur wewnętrznej kontroli, regularne szkolenie kadry oraz budowanie dobrych relacji z organem dotującym. Znajomość katalogu dozwolonych wydatków z dotacji oświatowej oraz świadomość najczęściej popełnianych błędów może znacząco zwiększyć szanse na pozytywne przejście przez proces kontrolny.

Niepubliczne jednostki edukacyjne odgrywają istotną rolę w polskim systemie oświaty, a ich stabilność finansowa zależy w dużej mierze od prawidłowego wykorzystania dotacji oświatowych. Inwestycja w profesjonalne zarządzanie dotacjami oraz przygotowanie do kontroli dotacji w szkole niepublicznej powinna być traktowana jako priorytet strategiczny każdej placówki.

Źródła:

• https://www.gov.pl/web/edukacja/finansowanie-placowek-wychowania-przedszkolnego
• https://auxilia-oswiata.pl/kontrola-wydatkowania-dotacji-oswiatowych-przez-niepubliczne-placowki/
• https://auxilia-oswiata.pl/wydatkowanie-i-rozliczanie-dotacji-oswiatowej-przez-placowki-niepubliczne/
• https://auxilia-oswiata.pl/zmiany-w-dotacjach-2025/
• https://auxilia-oswiata.pl/kontrola-wydatkowania-dotacji-w-przedszkolu/
• https://www.portaloswiatowy.pl/finanse-i-rachunkowosc/jak-wydatkowac-srodki-z-dotacji-oswiatowej-10-pytan-i-odpowiedzi-18525.html
• https://livekid.com/pl/blog/dotacja-oswiatowa-2025-nowe-regulacje-i-zasady-obliczania-wysokosci-dotacji/
• https://lexedu.pl/aktualnosci/roczne-rozliczenie-dotacji-oswiatowych-termin-i-konsekwencje-niezlozenia/